E-Rechnung automatisch verarbeiten mit DocuWare

DiFlow GmbH · Rechnungsautomatisierung mit DocuWare

E-Rechnungen empfangen ist Pflicht. Von Hand bearbeiten nicht.

Die E-Rechnung kommt digital an – und wird dann trotzdem abgetippt, gesucht, verglichen und per Mail zur Freigabe geschickt.

Mit DiFlow und DocuWare läuft dieser Weg automatisch. Vom Posteingang bis zur Buchhaltung.

Meinen Rechnungsprozess besprechen

Die Pflicht erfüllst du schnell. Die Arbeit dahinter bleibt.

Seit 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können.

Ab 2027: Wer 2026 mehr als 800.000 € Umsatz hatte, muss E-Rechnungen auch selbst ausstellen.

Ab 2028: Die Pflicht gilt für alle.

Deine Lieferanten stellen also nach und nach um. Bei dir kommen immer mehr Rechnungen digital an. Aber eine Rechnung, die digital ankommt, wird deshalb noch lange nicht digital verarbeitet.

Die eigentliche Frage ist nicht, ob du E-Rechnungen empfangen kannst, sondern wie viel Arbeit danach noch übrig bleibt.

Meinen Rechnungsprozess besprechen

So läuft eine Rechnung heute bei den meisten

Die Rechnung kommt digital an. Und dann beginnt die Handarbeit.

01Rechnung aus dem Postfach holen
02Angaben prüfen
03Passende Bestellung suchen
04Beträge vergleichen
05Freigabe einholen und nachhaken
06Alles in die Buchhaltung tippen
Und das nicht einmal. Sondern bei jeder einzelnen Rechnung.

Mit der E-Rechnung hast du die gesetzliche Pflicht erfüllt.

Dein eigentliches Problem hast du damit nicht gelöst.

„Das machen wir seit Jahren so.“

Genau das kann teuer werden.

Klar, deine Rechnungsbearbeitung funktioniert auch ohne Automatisierung. Am Ende wird alles bezahlt.

Aber: Dass etwas funktioniert, heißt noch lange nicht, dass es wirtschaftlich ist.

Das Problem? Diese Kosten fallen nicht auf. Sie stecken in deiner Lohnabrechnung, Monat für Monat. Und bei steigenden Personalkosten wird das jedes Jahr mehr.

Kosten, die auf keiner Rechnung stehen

Abtippen

Rechnungsdaten zum hundertsten Mal von Hand erfassen.

Suchen

Bestellungen und Lieferscheine zusammensuchen und abgleichen.

Hinterherlaufen

Freigaben per Mail anfragen, warten, nachhaken.

Natürlich kostet auch eine Automatisierung Geld. Die Frage ist nur, was dich langfristig mehr kostet: deine bisherige Arbeitsweise oder die Umstellung?

Meinen Rechnungsprozess besprechen

So läuft eine Rechnung mit DiFlow durch

01 · Eingang: Rechnungen landen automatisch in DocuWare, egal ob sie als E-Rechnung, PDF oder Papier kommen.

02 · Auslesen: Rechnungsnummer, Beträge, Lieferant und Bestellnummer werden automatisch erkannt. Niemand tippt mehr ab.

03 · Abgleich: Die Rechnung wird mit der passenden Bestellung verglichen. Abweichungen fallen sofort auf.

04 · Freigabe: Die richtige Person bekommt die Rechnung zur Freigabe, mit Erinnerung und Vertretungsregel. Niemand muss mehr hinterherlaufen.

05 · Übergabe: Geprüfte und freigegebene Rechnungen gehen direkt an deine Buchhaltung. Alles ist revisionssicher archiviert.

Rechnungsworkflow mit DiFlow in fünf Schritten: Eingang, Auslesen, Abgleich, Freigabe, Übergabe

Deine Buchhaltung bleibt, wie sie ist. Du musst nichts ersetzen und dein Team nicht in ein neues System zwingen. DiFlow übergibt die fertigen Rechnungen an die Software, mit der ihr schon arbeitet.

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